TRS behandling av personuppgifter

Trygghetsrådet TRS behandling av personuppgifter följer den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).

Texten handlar om

TRS behandling av personuppgifter - omställningsstödet

Alla klienter (jobbsökare) som registreras i TRS system får närmare information i samband med att personuppgifterna samlas in och börjar behandlas.

TRS samlar in, registrerar och behandlar nödvändiga personuppgifter med stöd av ett kollektivavtal, Omställningsavtalet (gäller från 2017-01-01). TRS bestämmer ändamål och medel för denna behandling och är därför personuppgiftsansvarig för behandling av dessa uppgifter.

TRS hantering av personuppgifter begränsas till de ändamål som anges i informationen i samband med ansökan. Här kan du läsa informationen till jobbsökarna.

För att säkerställa en korrekt behandling av den som söker stöd från TRS måste TRS fortlöpande behandla personuppgifter som:

  • lämnas i ansökan
  • senare kompletterar ansökan
  • har betydelse för handläggningen av ditt ärende samt TRS beslut om stöd.

Personuppgifter behandlas av TRS i den omfattning som behövs för att kunna fullfölja åtagandet som anges i kollektivavtalet. Uppgifterna används i den mån det är nödvändigt för att bedöma ansökan och fullgöra stödåtgärder.

Samarbeten med andra aktörer

För att kunna fullfölja TRS åtaganden behöver vi i vissa fall ta hjälp av andra aktörer. Det kan till exempel handla om leverantörer och samarbetspartners som skapar och underhåller den IT-infrastruktur som är nödvändig för att arbeta smidigt och säkert. Det kan också handla om andra aktörer, exempelvis a-kassan, Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan, eller underkonsulter av olika slag.

TRS har påbörjat arbetet med att upprätta personuppgiftbiträdesavtal med leverantörer och samarbetspartners.

TRS använder personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter både inom den Europeiska Unionen och EES (exempelvis Thailand) och säkerställer med avtal att de har ett tillförlitligt IT- och informationssäkerhetsarbete.

I till exempel följande situationer använder TRS personuppgiftsbiträden:

  • För att förmedla meddelanden från våra interna system till klienter och andra mottagare per e-post och SMS.
  • För att sprida e-post via extern leverantör (till prenumeranter på nyhetsbrevet)
  • För att bearbeta, överföra och lagra data i CRM-system
  • När underkonsulter anlitas som arbetar med begränsade projekt eller uppdrag.

Kompletterande uppgifter

TRS kan behöva kompletteringar från andra aktörer som till exempel Alecta, Collectum, SPV, KP, a-kassan, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. TRS kan också behöva dela med sig av uppgifter till dessa aktörer för att säkerställa korrekt stöd. Dessa aktörer, liksom övriga personer, organisationer eller myndigheter får endast ta del av personuppgifter om:

  • skyldighet föreligger enligt lag eller förordning
  • samarbete sker inom ramen för TRS insatser.

Integritet

Vissa av de personuppgifter som arbetsgivare lämnar till TRS, exempelvis i ansökan, kan i TRS system ses och ändras av den som registreras (”klienten”). Det gäller till exempel kontaktuppgifter. Dessutom kan den registrerade se eventuella AGE-betalningar och kurser hen deltagit i. TRS anställda kan registrera uppgifter och se alla uppgifter som registrerats.  TRS personal har tystnadsplikt.

Samtycke

TRS arbetar med att utforma och tydliggöra hur samtycke ska kunna inlämnas i systemen. Den registrerade har alltid möjlighet att återkalla sitt samtycke.

TRS är medvetna om att vissa uppgifter, exempelvis hälsouppgifter, är särskilt känsliga för den registrerades integritet. Sådana uppgifter behandlas därför med medvetenhet och noggrannhet samt alltid med den registrerades samtycke.

Registrerades rättigheter

Dataskyddsförordningen (GDPR) stärker privatpersoners personliga integritet i form av tydliga rättigheter gentemot de som behandlar personuppgifter. En grundtanke i dessa rättigheter är att behandlingen ska vara transparent och tydlig för den registrerade samt att denne ytterst ska ha kontrollen över sin personliga integritet.

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har den registrerade rätt att begära att TRS raderar, rättar, begränsar användningen eller slutar behandla personuppgifter samt att få ut en kopia av de personuppgifter som finns registrerade. TRS kommer att göra sitt bästa för att gå sådana förfrågningar till mötes.

Datasäkerhet

TRS arbetar med att utveckla rutiner för att förebygga, dokumentera och rapportera incidenter. Det omfattar även kontakterna med våra personuppgiftsbiträden.

Om du har ytterligare frågor eller funderingar kring TRS och dataskyddsförordningen (GDPR), kontakta Mattias Rydell, verksamhetschef, telefon 08-442 97 46.

TRS behandlar även personuppgifter för andra grupper

.TRS registrerar även personuppgifter för till exempel

  • kontaktpersoner hos arbetsgivarna som är anslutna till TRS
  • projektdeltagare i TRS förebyggande stöd med kompetensutveckling
  • Personer som anmäler sig och deltar i TRS seminarier
  • De som prenumererar på TRS nyhetsbrev
  • Underleverantörer
  • Personal

För att säkerställa att de organisationer som är anslutna till TRS får tillräcklig information om de erbjudanden som följer på anslutningen till TRS måste TRS fortlöpande behandla personuppgifter som rör kontaktpersoner i organisationerna som:

  • Anges vid anslutning till TRS
  • senare kompletteras av parterna
  • har betydelse för att verkställa TRS erbjudande till anslutna organisationer.

Personuppgifter behandlas av TRS i den omfattning som behövs för att kunna fullfölja åtagandet. Uppgifterna används i den mån det är nödvändigt för att fullgöra stödåtgärder.

Det innebär till exempel att TRS har ett prenumerantregister för nyhetsbrevet (e-postadresser). Mottagarna av nyhetsbrevet kan själva avregistrera sig för utskick av nyhetsbrevet.

Det innebär också att TRS strävar efter att ha kontaktuppgifter till alla med arbetsgivaransvar i anslutna organisationer.

Samarbeten med andra aktörer

För att kunna fullfölja TRS åtaganden behöver vi i vissa fall ta hjälp av andra aktörer. Det kan till exempel handla om leverantörer och samarbetspartners som skapar och underhåller den IT-infrastruktur som är nödvändig för att arbeta smidigt och säkert. Det kan också handla om andra aktörer, exempelvis a-kassan, Arbetsförmedlingen eller Försäkringskassan, eller underkonsulter av olika slag.

TRS har påbörjat arbetet med att upprätta personuppgiftbiträdesavtal med leverantörer och samarbetspartners.

TRS använder personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter både inom den Europeiska Unionen och EES (exempelvis Thailand) och säkerställer med avtal att de har ett tillförlitligt IT- och informationssäkerhetsarbete.

I till exempel följande situationer använder TRS personuppgiftsbiträden:

  • För att förmedla meddelanden från våra interna system till klienter och andra mottagare per e-post och SMS.
  • För att sprida e-post via extern leverantör (till prenumeranter på nyhetsbrevet)
  • För att bearbeta, överföra och lagra data i CRM-system
  • När underkonsulter anlitas som arbetar med begränsade projekt eller uppdrag.

Dessa aktörer, liksom övriga personer, organisationer eller myndigheter får endast ta del av personuppgifter om:

  • skyldighet föreligger enligt lag eller förordning
  • samarbete sker inom ramen för TRS insatser.

Integritet

De personuppgifter som lämnas till TRS, till exempel när det gäller kontaktpersoner, kan i TRS system endast ses och ändras av TRS anställda samt TRS CRM-leverantör Lime, som det finns ett personuppgiftsbiträdesavtal med. I normalfallet är det endast uppgifter om namn, e-postadress samt arbetstelefon. De noteringar som görs sker i övrigt är på organisationsnivå.

Chefer och medarbetare i organisationer, samt klienter som får TRS-stöd vid omställning, erbjuds seminarier och i samband med dessa och andra TRS-arrangemang behandlas personuppgifter vid anmälan. Det gäller till exempel namn, e-postadress, arbetstelefon, preferenser vad gäller kost och andra behov, i syfte att kunna delta vid tillfället på jämlika villkor.

Kontaktpersoners e-postadress registreras även för TRS nyhetsbrev. I varje e-postutskick finns avregistreringslänk med för den som inte vill ta del av nyhetsbrevet. Det är även möjligt att själv ange önskemål om prenumeration, e-postadress registreras i detta fall.

TRS anställda kan registrera uppgifter och se alla uppgifter som registrerats.  TRS personal har tystnadsplikt.

Samtycke

TRS arbetar med att utforma och tydliggöra hur samtycke ska kunna inlämnas i systemen. Den registrerade har alltid möjlighet att återkalla sitt samtycke.

Om du har ytterligare frågor eller funderingar kring TRS och dataskyddsförordningen (GDPR), kontakta Mattias Rydell, verksamhetschef, telefon 08-442 97 46.