Så lyckas du med utmanande samtal

Vad är utmanande samtal? 

Utmanande samtal är sådana som en eller flera av parterna upplever som svåra eller obekväma. De kan inkludera konflikter, återkopplingar eller diskussioner om känsliga ämnen. Exempelvis kan det vara att ge konstruktiv kritik till en kollega eller informera en medarbetare om en omorganisation som påverkar deras roll. 

– Utmanande samtal kan vara mycket olika, men gemensamt för dem är att de ofta rör känsliga ämnen som kan väcka starka reaktioner, säger Nicklas.  

Varför är ett samtal utmanande? 

Det finns flera faktorer som kan göra ett samtal utmanande. En av de största utmaningarna är reaktionen från den andra parten. Ett samtal kan väcka starka känslor, vilket kan leda till oro och stress hos dig själv över hur ditt budskap kommer att tas emot. 

– Oro för den andras reaktioner är en vanlig anledning till att ett samtal upplevs som utmanande. Ingen vill bli uppfattad som 'the bad guy', säger Nicklas.  

Missförstånd och ovana 

Missförstånd är en annan vanlig utmaning. När ett samtal upplevs som utmanande är det lätt att budskapet tolkas felaktigt, vilket kan leda till obehag och frustration. Dessutom kan ovana vid att hantera dessa typer av samtal göra samtalen svårare. 

– Träning och övning är nyckeln till att överkomma denna ovana. Precis som med all annan träning, ju mer du övar, desto enklare blir det, ungefär som att lära sig cykla, förklarar Nicklas. 

Så hanterar du utmanande samtal 

För att framgångsrikt hantera utmanande samtal kan det vara bra att ha en tydlig strategi. Här är några konkreta tips: 

Förberedelse 

Förberedelse är avgörande för att minska utmaningen med samtalet. Börja med att fundera på vem du ska möta och klargör syftet och målet med samtalet. 

– Håll dig saklig genom att paketera ditt budskap enligt modellen 'Situation - Beteende - Konsekvenser'. Håll isär vad som är fakta och vad som är dina personliga åsikter i ditt budskap, tipsar Nicklas. 

Genomförande 

Under ett utmanande samtal är det lätt att missförstånd uppstår. För att ditt budskap ska nå fram på bästa sätt är det avgörande att bibehålla en god relation under samtalet. Undvik att tala om för någon hur de är genom att använda fraser som "du är en sån som...". Använd istället jag-budskap som "Jag uppfattar att..." eller "Min tolkning är att...". 

Visa respekt för den andra personens ståndpunkt genom att använda positiva och konstruktiva fraser som "Jag uppskattar att...", "Jag håller med om att..." eller "Jag respekterar att du...". 

– Detta skapar en öppen och respektfull dialog där den andra personen känner sig förstådd och där mottagligheten för ditt budskap ökar, förklarar Nicklas. 

Uppföljning 

Efter samtalet, säkerställ att budskapet har mottagits korrekt genom att fråga "Vad har du uppfattat av det som vi har pratat om idag?". Se också till att det finns en plan för uppföljning. 

– Bestäm tydliga nästa steg för att säkerställa att samtalet leder till konkreta åtgärder. Boka gärna in ett nytt möte för att följa upp och utvärdera framstegen, säger Nicklas. 

Se varje samtal som en möjlighet 

Slutligen, tänk på varje utmanande samtal som en möjlighet att växa och lära. Genom att bemästra konsten att hantera dessa samtal kan du skapa en mer positiv och konstruktiv miljö både på jobbet och hemma.  

Vill du bli bättre på att hålla utmanande samtal? Gå TRS webbinarium om utmanande samtal. Läs mer och boka plats här >>