Rådgivarens tips om hur ni använder möten för att utvecklas och bli en lärande organisation

Under pandemin har de spontana avstämningarna i det fysiska rummet minskat och organiserade digitala möten har ökat i många verksamheter. Det har kommit en del studier som tyder på att ökad mötesintensitet och mycket sittande framför skärmen gör oss trötta. Enligt TRS rådgivare Monica Held är det därför än mer viktigt att skapa variation och dynamik i mötena samt se över antal nödvändiga möten.

Monica Held, rådgivare på Trygghetsrådet TRS.

– Hur vi möts och utbyter erfarenheter har betydelse för hur organisationen och medarbetarna utvecklas. Vi sitter i många digitala möten och mötestiden har ökat för många av oss. Se då till att bjuda in alla medarbetare i dialogen om hur ni vill att era digitala möten ska se ut, säger Monica Held.

Låt flera ansvara för möten

Monica menar att genom att låta fler leda möten eller ansvara för valda delar av innehållet under möten skapar man en större dynamik än om det alltid är samma mötesledare, agenda, frågor och upplägg.

– Det är ett bra sätt att få fler att engagera sig samt öva på att hålla i möten och det ger en ökad förståelse för innehållet på möten. En viktig kompetens hos ledare i dag är att kunna facilitera och leda dialogmöten. Ledarrollen handlar inte primärt om att alltid själv ha alla svar och lösningar, förklarar Monica och fortsätter:

– På arbetsplatser där man tillämpar ett agilt arbetssätt handlar det om att involvera alla medarbetare i att stämma av med sina kunder eller målgrupper men även med varandra internt, för ständigt att utveckla och förbättra. Att prata om utmaningar, att lösa problem, att ta reda på vad som fungerar, utvärdera och omvärdera utifrån omvärldens och intressenters krav ingår i en lärande organisation.

Börja smått

Ett tips från Monica för att komma i gång med att skapa bättre mötesvanor är att använda dialogen som metod.

– Det innebär i korta drag att du förbereder ett par frågor som du vill ha gruppens förslag eller synpunkter på. Be mötesdeltagarna att först reflektera själva kring frågorna och anteckna sina reflektioner. Sedan går man laget runt och alla får möjligheten att delge sina tankar. Till sist kan mötesledaren sammanfatta vad gruppen som helhet har kommit fram till. Det är ett bra sätt att reflektera, lyssna in och sedan komma fram till saker gemensamt, förklarar Monica.

Andra tekniker som stöd för dialog är att fördela roller som samtalsledare och antecknare. Då kan en person hålla kolla på dialogen, ställa följdfrågor och stimulera samtalet medan en annan tar stödanteckningar och sammanfattar det som kommer fram.

Genom att öva på att lyssna på andra skapar man ett ökat lärande om verksamheten och det ger perspektiv när man sätter sig själv åt sidan och aktivt lyssnar på andra. Det ger mötesdeltagare insikter om vilka kompetenser som finns inom gruppen och verksamheten.

– Det ger även ökat engagemang och vi-känsla när fler får komma till tals. Om alla har en bättre förståelse för varandras roller så får man en ökad effektivitet generellt inom verksamheten, säger Monica.

Undvik slentrianmässiga möten

Genom att arbeta med dessa mötestekniker menar Monica att man undviker fällan att hamna i möten som är slentrianmässiga.

– Att leda samtal och möten är något vi behöver öva på och det är en viktig kompetensfråga. När vi dessutom sitter i väldigt många möten är det avgörande att använda den tiden för att utveckla möteskompetensen hos chefer och medarbetare. Tänk att era möten ska vara till för att utveckla verksamheten och då får ni ett annat fokus och utgångsläge, föreslår Monica.

Nyttan för chefer

Som chef finns det flera fördelar när du väljer att använda dig av dessa mötestekniker.

– Dels får chefer syn på hur de kan använda olika roller i ett möte och det är bra för ökad delaktighet och ansvarstagande. Det skapar även ett ökat engagemang hos medarbetare att ansvara för någon del av mötet. När det blir tydligt för mig som deltagare vilken roll jag har i mötet så känns det mer meningsfullt att delta. Det blir en avlastning för dig som chef och ett ökat driv från gruppen om ansvaret för mötets innehåll fördelas ut på fler, förklarar Monica.

Större möjlighet att påverka

Monica menar att när det blir tydligare för medarbetare vad de kan bidra med under möten blir deras möjligheter att påverka mycket större.

– Om du känner till vad du förväntas bidra med och har en tydlig roll under mötet så ökar det din chans att påverka och det underlättar även samarbeten samt främjar delaktigheten, säger Monica.

Skilla upp din digitala möteskompetens

I höst samarbetar TRS med Microsoft  och Wesafe för att erbjuda ett webbinarium med temat ”Skilla upp din digitala möteskompetens” med inspiration och tips kring att leda möten med dialog i det digitala rummet. En del av mötesteknikerna kan även användas i det fysiska mötet.

– Vi vill inspirera till möten där ni lär er mer om varandra och verksamheten. Ni får förslag och verktyg för att använda dialogen som metod och använda Teams på bästa sätt i digitala möten. Dessutom bidrar Wesafe med inspiration och information om hur ni kan maximera mötena i Teams. Anmäl er till webbinariet för att få input till hur ni kan utveckla era möten. Efter det kan ni också kontakta en rådgivare för att fortsätta bolla mötesutveckling och lärande, avslutar Monica.

TRS webbinarium Skilla upp din digitala möteskompetens

20 oktober 2021, kl 9.00-12.00
23 november 2021, kl 9.00-12.00

Läs mer och anmäl dig redan nu

Tips: gå TRS e-kurs om att mötas i dialog