Tio råd för att skapa ett bra möte

Hamnar du ofta på långa möten där det är oklart varför du deltar, vem som ska göra vad och hur ni ska gå vidare? Här får du några handfasta tips på hur du kan göra mötena mer effektiva och kreativa.

  • Var klar över syftet med mötet och vilka du behöver bjuda in.
  • Ha en tydlig mötesagenda och en rimlig dagordning, gärna med syfte och mål, som du skickar ut i god tid.
  • Om deltagarna behöver förbereda någonting till mötet ska det framgå.
  • Låt flera personer ta ansvar för innehållet i mötet. Det skapar engagemang, delaktighet och motiverar till att leda och ta ansvar.
  • Ge utrymme för dialog. Chefer eller specialister som har en framträdande roll kan behöva stå tillbaka och lyssna medan andra medarbetare kan behöva kliva fram och få utrymme.
  • Använd flera olika metoder för samtal under mötet, t.ex. bikupor (2 och 2), egen reflektion och samtal i mindre grupper där ni sammanställer gruppens syn i en fråga.  Se till att ni har fokus på syfte och frågeställningar.
  • Ta korta bensträckare och pauser för att fylla på energi.
  • Om det är en grupp som träffas ofta - låt deltagarna göra upp några enkla mötesspelregler som ni påminner er om.
  • Använd mötet till att kommunicera resultat, berätta hur det gått och ge återkoppling.
  • Utvärdera mötet genom att ha några fasta utvärderingsfrågor, till exempel: "det här tar jag med mig", "det här saknade jag". Man kan också utvärdera genom att tala om spelreglerna.
  • Avsluta gärna med en kort och kärnfull sammanfattning över det viktigaste som kommit fram under mötet. Skapa en handlingsplan för arbetsmöten där det framgår vem som är ansvarig för olika aktiviteter, när det ska vara klart och hur ni följer upp. Bestäm när ni träffas nästa gång.