Bästa verktyget för chef och medarbetare: utvecklingssamtalet

- Se utvecklingssamtalet som ett verktyg för att utveckla ditt ledarskap, medarbetarna och verksamheten. Det är en enkel investering som ger stor effekt!

Utvecklingssamtalet är ett av de viktigaste och bästa verktygen en chef har för att utveckla verksamheten och arbeta framåt för att nå de uppsatta målen. Det syftar till att följa upp verksamhetsmål – och att bryta ner verksamhetsmål till en individuell nivå.

Utvecklingssamtalet ska alltid syfta framåt. Under samtalet fastställs individuella mål och kompetensplan för medarbetaren. Det är också ett tillfälle att reflektera över året som gått, och lära av det som hänt.

TRS arrangerar seminarier om utvecklingssamtal för dig som är chef i en ansluten organisation.

Här kan du se alla seminarietillfällen

 

Henriks och Tommys råd till chefer:

  1. Var förberedd. Planera tid, plats, vad ni ska ta upp.
  2. Följ upp målen som är satta i verksamheten.
  3. Observera: utvecklingssamtalet är inte ett lönesamtal, utan ett framåtsyftande samtal om verksamhetens och medarbetarens utveckling.
  4. Kom ihåg att ta upp psykosociala faktorer som till exempel arbetsbelastning, trivsel, arbetsmiljö.
  5. Prata om möjligheter att utvecklas, inte om fel och misstag.
Tommy Edlund, rådgivare

Förberedelser

- Det är viktigt att förbereda sig för samtalet, säger Tommy Edlund. Som chef ska du ha bestämt dig för syftet med utvecklingssamtalet. Vad vill du förmedla till din medarbetare? Vilken respons förväntar du dig?

Henrik Karlsson Rodén instämmer:

- Förberedelser är a och o. Egentligen ska förberedelserna ta lika lång tid som samtalet. Dessutom ska tid sättas av efteråt. Utvecklingssamtalet har tre delar: förberedelse, genomförande och sammanfattning.

Både medarbetare och chef ska komma förberedda till samtalet, betonar Henrik.

- Det handlar ju också om feedback till chefen. Sedan ska man komma ihåg att det inte är i samtalet utvecklingen sker. Samtalet är snarare en avstämning.

Henrik Karlsson Rodén, rådgivare

Var ska ni vara?

Var noga med var utvecklingssamtalet genomförs.

- Det allra bästa är att vara på ett neutralt och ostört ställe, säger Henrik, alltså inte chefens kontorsrum. Konferensrummet är inte heller så bra. Chefen måste ha i minnet att hen är en maktfaktor, ju mer det kan avdramatiseras desto bättre. En chef som var med på ett av våra seminarier beskrev hur hon brukade inleda varje utvecklingssamtal med 40 minuters promenad, sedan satte de sig ner och sammanfattade allting ytterligare 40 minuter, på kontoret.

Utveckling i relation till verksamheten

Förutom tid och plats, vad är viktigast att ta med sig i förberedelserna?

- Fokus ska vara medarbetarens utveckling i relation till verksamheten, säger Henrik. Prata om det som går att utveckla, det som syftar framåt. Lyft upp möjligheter, relaterat till verksamhetens mål.

Samtalet ska också vara en uppföljning och ta upp de mål medarbetaren har arbetat med. Hur har det gått? Vad har hänt?

- Samtalet ska inte handla om ett beteende som medarbetaren ska förändra, säger Tommy. Det ska snarare handla om hur medarbetaren ska utvecklas i verksamheten, det skapar bra förutsättningar för kontinuiteten. Om det är något som har gått fel ska du inte lyfta upp det på ett negativt, anklagande sätt. Säg istället: ”här har jag sett något vi vill lära oss mer om! Det är mycket bra att detta kom upp - du kan lära oss mer.” Prata inte om problem som problem utan som möjligheter att lära och utvecklas.

- Pratar du om det på ett konstruktivt sätt då arbetar du lösningsfokuserat, säger Henrik. Då arbetar du inte bakåtsträvande, felsökande.

En viktig ingång är att inte hamna i rätt och fel. Det blir inte konstruktivt.

- Det handlar om att hitta dialogen som innebär ett lärande. Då kan man ägna sig åt studier av det som hänt och hur vi kan dra nytta av detta i verksamhetens utveckling, säger Tommy.

Kommunikation

Under seminariet finns ett helt block som handlar om kommunikation. Hur du som chef möter olika människor och skapar tillit.

- Du behöver tänka till. Som chef kommunicerar du hela tiden och det sker en respons på det du gör och kommunicerar. Den responsen ska du ta ansvar för, vara medveten om, säger Henrik. Det handlar om trovärdighet och att över tid kommunicera för att skapa tillit. Att gång efter annan sända samstämmiga signaler. Det är otroligt viktigt att bygga tillit. Medarbetaren ska veta vad som väntar. Och helst se fram emot utvecklingssamtalet!

- Om ni inte känner varandra, om ni inte har en relation, börja med att bygga den. Ibland möter vi organisationer där en styrelse ska hålla utvecklingssamtal med personalen, utan att veta om hur verksamheten sköts i praktiken. Det blir inte bra.

Olika motivationsstilar

En fråga som ofta kommer upp under seminarietillfällena är hur chefen ska bemöta en medarbetare som är väldigt negativ.

- I utvecklingssamtalet pratar vi om utveckling framåt. Det är viktigt att inte hamna på ett stickspår, säger Henrik.

- Om negativitet kommer upp bör chefen säga: ”Det här är en fråga jag kommer att fördjupa mig i. Kan vi ta upp den vid ett nytt, särskilt möte? Blir det bra?”, säger Tommy. Men det kan ju också vara ett fel eller en situation som behöver lösas innan det är möjligt att ha ett utvecklingssamtal.  Och då får det lösas först, och utvecklingssamtalet skjutas fram.

Ibland är en person väldigt tyst. Då behöver chefen vara medveten om personens kompetens eller intressen – för där du har kompetens eller intresse är du inte tyst.

- Den som är tyst har inte förtroende för situationen, säger Tommy. Då gäller det för chefen att bygga förtroende. Prata om kompetens och intressen.

Människor är olika. Alla motiveras vi av olika saker. Vissa vill ha mer stöd av sin chef, andra vill agera under större frihet.

- Därför behöver chefen utgå från varje människa, säger Tommy. Och inse att det finns olika motivationsstilar.

Fokus ska vara på kompetens, som är både kunskap, färdigheter, vilja och motivation.

Resultatet av utvecklingssamtalet

Efter samtalet behöver chefen fundera över om det är något som behöver återföras till övriga medarbetare, kanske på ett arbetsplatsmöte. Det kan ju också hända att arbetsuppgifter fördelas annorlunda, efter samtalen med medarbetarna. Eller att vissa arbetsuppgifter prioriteras bort.

Utvecklingssamtalet är ett tillfälle för avstämning, samtidigt som det är ett verktyg för verksamhetsutveckling. Det är viktigt att komma ihåg chefen själv i det sammanhanget:

- Flera av våra seminariedeltagare får inte utvecklingssamtal med sin ordförande, berättar Henrik. Även verksamhetschefen behöver ha utvecklingssamtal!

Vill du veta mer?

Kontakta Henrik eller Tommy!