Reflekterande team - en metod för problemlösning

TRS rådgivare Monica Held tipsar om ett effektivt sätt att lösgöra låsningar eller få nya infallsvinklar på ett problem: reflekterande team. Det är en enkel metod som stödjer lärande och utveckling.

Vad gör du när du sitter fast med ett problem eller inte kommer vidare i en fråga?

Reflektion i arbetet stöder lärande och utveckling. Genom att lyssna på varandra, bidra med vår egen erfarenhet och kunskap så kan både organisationen, gruppen och individen utvecklas.

Reflekterande team är ett sätt att använda gruppen och sina kollegor för att få råd, tips och nya infallsvinklar kring ett tema eller ett problem. Reflekterande team kan till exempel användas av arbetsgrupper och ledningsgrupper för ärendedragning, problemlösning, grupputveckling och mycket mer.

Samtalet i gruppen sker i olika steg. En av flera fördelar är dialogstrukturen som gör att deltagarnas röster och tankar blir mer jämbördiga än annars.

Framgångsfaktorer är att följa metoden ganska strikt, att det finns avsatt tid och att det finns någon eller några ärendeägare, det vill säga några frågeställningar att jobba med. En lämplig gruppstorlek är 4-8 personer.

Gör så här

1. Presentation (cirka 5 minuter)

En person, ärendeägaren, presenterar kort en fråga/problemställning. Övriga deltagare i gruppen ska bara lyssna i detta steg.

Ett alternativ är att en kollega intervjuar ärendeägaren genom att ställa klargörande frågor.

2. Klargörande frågor (cirka 5 minuter)

Intervjuaren eller gruppen ställer frågor till ärendeägaren för att klargöra problemet. Undvik varför-frågor och ledande frågor.

Klargörande frågor börjar med: HUR, VAD, NÄR, VEM, PÅ VILKET SÄTT…

3. Reflektion (cirka 10 minuter)**

Nu är det dags att reflektera över det ni hört. En person i taget, i turordning. Reflektionerna kan vara vad som helst - metodiska, juridiska, tekniska idéer, råd, metaforer, information, frågeställningar. Den som inte har något att säga kan säga "pass".

Gå gärna laget runt flera gånger - tills alla sagt det de vill säga eller tills ni inte har mer tid. På så sätt kan ni bygga vidare på varandras idéer och tankar.

Ärendeägaren lyssnar tyst och skriver ner det som känns användbart och tankeväckande.

4. Summering (5 minuter)

Ärendeägaren ger en kortfattad respons på det som sagts genom att ta upp vad som känns mest användbart eller tankeväckande. Ärendeägaren berättar vad hen vill göra i praktiken som ett resultat av samtalet: "det här tar jag med mig och det här vill jag göra"

5. Avslut/bekräftelse (5 minuter)

Gå laget runt och ge positiv återkoppling till ärendeägaren, tala om vad som gjort mest intryck. Ärendeägaren kommenterar inte utan svarar bara med "tack så mycket" eller något liknande.

** Tips i steg 3, reflektion:

Undvik att hitta lösningar på ärendeägarens problem. Försök istället att reflektera genom följande frågeställningar:

• Vad var det jag hörde?
• Vad var det jag inte hörde?
• Vad var det som verkade finnas där men inte uttalades?
• Vilka antaganden och ståndpunkter togs för givna utan att beläggas?
• Vilka andra sätt finns det att se på problemet? Hur kan andra se på samma problem?
• Fanns där en frågeställning - vilken?
• Vilka frågeställningar kommer upp hos mig när jag hört intervjun?